Kayıt tutma:

1. Firma aşağıdaki kayıtları bulundurmalı ve en az beş yıl süre ile muhafaza etmelidir.

__  Firmanızın yazılı iç denetim planının güncel bir kopyası
__  İhracat kontrolleriyle ilgili yasal düzenlemelerin birer kopyası
__  Firmanın yazılı politika bildirimi
__  Reddedilen transferlere ilişkin güncel bilgiler
__  Firma ürün sınıflandırma listesi
__  Tüm resmi eğitimlerin dokümantasyonu/belgeleri
__  İç tetkik raporları

2. Firma aşağıdaki işlem kayıtlarını bulundurmalı ve en az beş yıl süre ile muhafaza etmelidir.

__  İhracat lisansları
__        Ticari faturalar (varış yeri kontrol beyanıyla)
__  Nakliyeci İhracat Bildirisi
__  Havayolu ordino numaraları /yükleme belgeleri-konşimentolar
__  Satın alma emirleri
__  Sözleşmeler
__  Akreditifler
__  İhracat denetim kontrol listeleri
__  Kırmızı bayrak kontrol listeleri
__  Menşe belgeleri
__  Sigorta belgesi
__  Lisans(izin) başvurusu

3. İhracat Yöneticisi güncel kayıtları kolayca ulaşılabilir bir yerde bulundurmalıdır.

4. Üç yıldan eski kayıtlar arşivlenip depolanmalıdır.

5. İhracat kontrolüyle ilgili işlevlerde doğrudan yer alan tüm personel, ihracat yöneticisi ve ekibi kayıt tutma uygulamaları konusunda bilgi sahibi olmalıdır.